Die Gäste-Verwaltung ermöglicht personalisierte Erfahrungen und zielgerichtete Kommunikation. Hier lernst Du, wie Du Gäste-Daten in GuestGoodie anlegst und verwaltest - entweder manuell für maximale Kontrolle oder automatisch durch PMS-Integration.
Übersicht
Du findest die Gäste-Verwaltung in der Sidebar unter "Gäste". Hier siehst Du:
- Titel - Anrede der Gäste (optional: Dr., Prof., etc.)
- Name - Vor- und Nachname des Gastes
- E-Mail - Kontakt für digitale Kommunikation
- Suchfunktion - Zum schnellen Finden spezifischer Gäste
Manuelle vs. Automatische Verwaltung
Manuelle Verwaltung
Ideal für:
- Hotels ohne PMS-System
- Spezielle Gäste-Kategorien
- Temporäre Aufenthalte
- Kleine Boutique-Hotels
- Falls das PMS noch nicht unterstützt ist
Automatische PMS-Integration
Empfohlen für:
- Hotels mit bestehendem PMS
- Automatische Synchronisation bei Check-in/out
- Weniger manueller Aufwand
- Großere Hotels mit vielen Gästen
→ PMS-Integration einrichten: Automatische Gäste-Synchronisation
Gast erstellen
Schritt 1: Neuen Gast starten
- Gehe zur "Gäste"-Sektion in der Sidebar
- Klicke auf das große Plus-Symbol
- Der "Gast erstellen"-Dialog öffnet sich
Schritt 2: Gäste-Details eingeben
Titel (Optional)
- Anrede oder Titel des Gastes
- Beispiele: "Dr.", "Prof.", "Herr", "Frau", "Mr.", "Mrs."
- Kann leer bleiben: Nicht alle Gäste benötigen einen Titel
- Wird verwendet für: Personalisierte Ansprache, formelle Kommunikation
Vorname*
- Pflichtfeld: Muss ausgefüllt werden
- Personalisierung: Für persönliche Begrüßungen und Nachrichten
Nachname*
- Pflichtfeld: Muss ausgefüllt werden
- Zimmer-Login: Gäste geben Nachname für App-Zugang ein
E-Mail (Optional)
- Digitale Kommunikation: Können vom Gast gesetzt werden um Benachrichtigungen zu erhalten.
Schritt 3: Speichern
- Klicke "Speichern"
- Gast erscheint sofort in der Übersicht
- Verfügbar für: Aufenthaltszuordung
Gäste verwalten
Gast bearbeiten
- Klicke auf einen Gast in der Liste
- Ändere die gewünschten Informationen
- "Speichern" übernimmt die Änderungen
- Wichtig: Nachname-Änderungen können App-Login beeinflussen
Gast löschen
- Öffne den Gast zum Bearbeiten
- Suche den "Löschen"-Button
- Bestätige die Löschung
- Achtung: Der Gast wird aus Aufenthalten gelöscht
Gäste organisieren
- Suchfunktion: Finde Gäste schnell über Name oder E-Mail
- Alphabetische Sortierung: Gäste werden automatisch nach Namen sortiert
Best Practices
Daten-Qualität
Vollständige Profile:
- Mindestens: Vor- und Nachname
- Optional: E-Mail vom Gast ausfüllen lassen, Titel nur wenn relevant oder bekannt
Konsistente Eingabe:
- Namens-Format: "Max Mustermann" (nicht "MUSTERMANN, Max")
- E-Mail-Validierung: Korrekte Format-Prüfung
- Titel-Standardisierung: Einheitliche Abkürzungen ("Dr." nicht "Doctor")
Datenschutz und DSGVO
Daten-Minimierung:
- Nur notwendige Daten sammeln
- Nicht verwendete Felder leer lassen
- Im Normalfall löschen wir Gäste nachdem Aufenthalt, außer wenn der Gast uns auschließliche Erlaubnis gibt
Troubleshooting
Gast kann sich nicht anmelden?
- ✓ Nachname korrekt geschrieben (genau wie bei Gast-Erstellung)?
- ✓ Gast dem richtigen Zimmer zugeordnet?
- ✓ Zimmernummer stimmt überein?
- ✓ Gast-Profil vollständig angelegt?
E-Mail-Kommunikation funktioniert nicht?
- ✓ E-Mail-Adresse korrekt eingegeben?
- ✓ Spam-Ordner beim Gast prüfen?
Dubletten in der Gäste-Liste?
- ✓ Verschiedene Schreibweisen des Namens?
- ✓ Mit/ohne Titel angelegt?
- ✓ Mehrere Aufenthalte derselben Person?
Personalisierung funktioniert nicht?
- ✓ Alle notwendigen Felder ausgefüllt?
- ✓ Gast-Profil aktuell und vollständig?
- ✓ System-Einstellungen für Personalisierung aktiv?
Migration und Datenimport
Zur PMS-Integration wechseln
- Bestehende Daten: Bleiben erhalten
- Automatische Synchronisation: Neue Gäste kommen vom PMS
- Hybride Nutzung: Manuelle Ergänzungen zu PMS-Daten möglich
Nächste Schritte: Verbinde Gäste mit Aufenthalten und erstelle personalisierte QR-Codes für optimale Gäste-Erfahrungen.